השימוש במערכת הטלפונים, הוא חלק חשוב בפעילות של כל עסק וארגון כיום. גם מוסדות אקדמיים, מסתמכים במידה רבה מאוד על שימוש בכך. לכן, באופן טבעי, מחפשים דרכים שונות לייעל את השימוש השוטף במערכת זו. בין הדרכים הרבות לעשות זאת, אחת המעניינות ביותר היא מה שמכונה חייגן אוטומטי. מה זה אומר? וכיצד חייגן אוטומטי עשוי לסייע למוסדות אקדמיים?
במבט על
במבט כללי, שירות חייגן אוטומטי הוא שירות או מערכת, אשר מאפשרים לחייג באופן אוטומטי, לרשימת מספרי יעד טלפוניים. לרוב, רואים זאת מיושם בצורת חיוג אוטומטי ללקוחות או ללקוחות פוטנציאליים בעסקים. אך ניתן כמובן להשתמש בכך, במגוון סוגי ארגונים, כולל מוסדות אקדמיים. אלה מערכות שקיימות ומיושמות בשטח מזה זמן רב והן מוכיחות עצמן, ככלי עזר משמעותי להתייעלות.
היתרונות
היתרונות העיקריים של שירות מסוג זה, כוללים:
חסכון בזמן
חסכון בזמן יקר של אנשי המוקד הטלפוני (זמן המתנה למענה). הקטנת הצורך שלהם בחיוג בכלל ובחיוג חוזר בפרט, בכדי להשיג אנשים.
שיפור תפוקה
התועלת בשורה התחתונה, היא למעשה שיפור בתפוקת המוקד הטלפוני בכלל. בכל זמן נתון, המוקד יוכל לעשות יותר, עם פחות נציגים.
מקל על מתקשרים
אם סטודנט מתקשר לאחד הגופים שבתוך המוסד האקדמי ונתקל בהמתנה ארוכה, המערכת עשויה להציע לו להשאיר מספר טלפון, בכדי שיחזרו אליו. במקרה כזה, המספר יצורף לרשימה של מספרים כאלה, שהמערכת תחייג אליהם כשיהיה נציג פנוי.
סוגי פעולות שהחייגן עושה
ניתן להגדיר את אופן פעולת החייגן האוטומטי בצורות שונות. במבט כללי, יש שני תסריטי פעילות מרכזיים עבורו:
זיהוי מצב שבו יש נציג פנוי: חיוג ללקוח מרשימת לקוחות וחיבור שני הגורמים. יש שמכנים זאת "קודם נציג".
חיוג ללקוח מרשימת לקוחות: השמעת הודעה אוטומטית ללקוח. המתנה לנציג פנוי. יש שמכנים זאת "קודם לקוח".
לכל אופן פעולה, יש את היתרונות ואת החסרונות שלו. מאחר שמדובר כאן על תיאום בין שני גורמים, שלא תמיד פנויים, התיאום ביניהם לא יכול לעבוד תמיד מושלם. מה יתאים לכם ביותר, תלוי בנסיבות המיוחדות שלכם.
עוד כמה נקודות חשובות
מעבר לכל הנקודות החשובות שציינו, כדאי לקחת בחשבון גם את הנקודות הבאות:
עוד אוטומציה וחסכון
כאשר מערכת החייגן משיגה אדם מסוים מרשימת הטלפונים אליהם היא מחייגת, היא לא רק תחבר אותו לנציג. במקביל לכך, היא תציג באופן אוטומטי על הצג של הנציג, פרטים רלוונטיים להמשך השיחה.
לשם העברת הודעה אחידה לרשימת נמענים גדולה
שימוש בחייגן האוטומטי יבוצע לרוב באופן שוטף, כעזר לפעילות הרגילה של מוקדי טלפון גדולים. רשימת הטלפונים לחיוג, תהיה לרוב רשימה מוגבלת באופנים שונים, בהתאם לנסיבות. עם זאת, השרות עשוי לסייע גם במקרים יוצאי דופן שבהם יש צורך להתקשר לכל הסטודנטים או לרובם. למשל, בכדי להעביר בדחיפות הודעה מיוחדת כלשהי.
צבירת וניתוח מידע שימושי
מערכות החייגן מתעדות את פעילותן וזהו מידע שעשוי להיות שימושי. ניתוח שלו, עשוי לספק תובנות עסקיות רבות ערך, אשר יסייע למוסד האקדמי להתייעל.
במגוון סביבות
החייגנים עשויים לפעול על גבי רשת טלפונים קווית רגילה, רשתות סלולאריות או באמצעות רשתות IP (על גבי רשת האינטרנט למעשה).
ניהול מתקדם
מערכות אלה, מגיעות כמובן עם ממשק ניהול נוח, אשר מאפשר לשנות בקלות את רשימות המספרים ולבצע התאמות שונות.
לסיכום
שימוש במרכזיות וירטואליות ובכלל באפשרויות טלפוניה מתקדמות, חשובים כיום יותר מתמיד. חייגן אוטומטי הוא בין התכונות, שכדאי במיוחד להכיר בהקשר זה.
לקבלת השירות, ראו באתר של וויסנטר